আপনি যদি প্রতিদিন ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট, অথবা অন্যান্য মাইক্রোসফট টুল দিয়ে কাজ করেন, তাহলে আপনি সম্ভবত ভাবছেন কিভাবে অফলাইনে সহযোগিতা চালিয়ে যানসুখবর হলো, Microsoft 365 এবং অফিসের আধুনিক সংস্করণগুলির সাহায্যে, ক্লাউড-ভিত্তিক কাজকে অফলাইন ব্যবহারের সাথে একত্রিত করা সম্ভব, যার ফলে ডকুমেন্টগুলিকে সিঙ্ক্রোনাইজ করা যায় এবং আপনার লাইসেন্সটি কোনওরকম ঝামেলা ছাড়াই সক্রিয় রাখা যায়।
এই প্রবন্ধে আমরা শান্তভাবে এবং বিস্তারিতভাবে দেখব, অফিস এবং মাইক্রোসফ্ট 365-এ অফলাইনে কীভাবে সহযোগিতা করবেনলাইসেন্সিং ত্রুটি ছাড়াই সবকিছু কাজ করার জন্য আপনার কী প্রয়োজন, OneDrive এবং SharePoint কীভাবে একীভূত হয়, কোন সাবস্ক্রিপশন প্ল্যানগুলি কী অনুমতি দেয় এবং গৃহ ব্যবহারকারী এবং যেকোনো আকারের ব্যবসা উভয়ের জন্যই কোন বিকল্পগুলি উপলব্ধ।
অফিস এবং মাইক্রোসফট ৩৬৫-এ অফলাইন কাজ কীভাবে কাজ করে
যখন আপনি Microsoft 365 ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন (ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট, ইত্যাদি) ব্যবহার করেন, তখন বিকল্পটি অটো-সেভ সাধারণত স্বয়ংক্রিয়ভাবে সক্রিয় থাকে যতক্ষণ আপনি ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত থাকেন এবং ফাইলটি OneDrive বা SharePoint-এ থাকে, আপনার করা প্রতিটি পরিবর্তন প্রায় তাৎক্ষণিকভাবে ক্লাউডে সংরক্ষিত এবং সিঙ্ক হয়ে যায়।
যদি কোনও সময়ে আপনি সংযোগটি হারিয়ে ফেলেন বা ইচ্ছাকৃতভাবে এটি বন্ধ করে দেন, তাহলে আচরণটি ভিন্ন হবে: পরিবর্তনগুলি আপনার ডিভাইসে স্থানীয়ভাবে সংরক্ষণ করা অব্যাহত থাকবে। y সেগুলি সিঙ্ক্রোনাইজেশনের জন্য অপেক্ষা করছেসংযোগ পুনরুদ্ধার করার সাথে সাথে, অ্যাপ্লিকেশনটি সেই পরিবর্তনগুলি আপলোড করে এবং ক্লাউড সংস্করণের সাথে সারিবদ্ধ করে।
অফলাইনে কাজ সুষ্ঠুভাবে পরিচালনার জন্য, এটি অপরিহার্য যে লগ আউট করার আগে গুরুত্বপূর্ণ নথি ডাউনলোড করুন এবং খুলুনএইভাবে, আপনার পিসি বা মোবাইল ডিভাইসে সাম্প্রতিক স্থানীয় কপি থাকবে এবং আপনি নেটওয়ার্কের উপর নির্ভর না করেই সম্পাদনা চালিয়ে যেতে পারবেন।
অনেক ক্ষেত্রে, বিশেষ করে যদি আপনি দূর থেকে কাজ করেন, তাহলে ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনগুলিকে OneDrive বা SharePoint এর সাথে একত্রিত করা আদর্শ, যাতে সর্বদা সর্বশেষ সংস্করণটি সিঙ্ক্রোনাইজ করুন কিন্তু আপনি ঘন্টার পর ঘন্টা এমনকি দিনের জন্য ইন্টারনেট সংযোগ বিচ্ছিন্ন করলেও কাজ চালিয়ে যেতে পারেন।
অফলাইনে আপনি ঠিক কী করতে পারেন?
মাইক্রোসফট ৩৬৫-এ অন্তর্ভুক্ত অফিসের আধুনিক সংস্করণগুলি অনুমতি দেয় যথেষ্ট স্বাধীনতার সাথে অফলাইনে কাজ করুন লাইসেন্সটি সক্রিয় থাকলে এবং ইনস্টলেশন সঠিক থাকলে। সাধারণভাবে, আপনি আপনার ফাইলগুলি অফলাইনে ব্যবহার করে প্রায় সমস্ত ব্যক্তিগত কাজ সম্পাদন করতে পারেন।
একদিকে, আপনি পারেন ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়াই নতুন ফাইল তৈরি করুনঅন্য কথায়, আপনি Word, Excel, অথবা PowerPoint খুলতে পারেন, আপনার কম্পিউটারে ইতিমধ্যেই থাকা একটি ফাঁকা নথি বা একটি টেমপ্লেট বেছে নিতে পারেন এবং স্বাভাবিকভাবে কাজ শুরু করতে পারেন।
আপনার কাছে বিকল্পও রয়েছে আপনার ডিভাইসে ইতিমধ্যেই সংরক্ষিত Office ফাইলগুলি খুলুনডকুমেন্টগুলি স্থানীয় হোক বা OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint, Dropbox, অথবা Google Drive থেকে উদ্ভূত হোক না কেন, এটি প্রযোজ্য। ক্লাউড ফাইলগুলির জন্য, লগ ইন করার সময় অন্তত একবার সেগুলি খোলা গুরুত্বপূর্ণ যাতে সেগুলি স্থানীয়ভাবে সংরক্ষণ করা যায়।
সংরক্ষণ স্তরে, আপনি সক্ষম হবেন কোনও সমস্যা ছাড়াই স্থানীয় ডিস্কে নথি সংরক্ষণ করুনযদি ফাইলটি OneDrive-এর সাথে লিঙ্ক করা থাকে, তাহলে পুনরায় সংযোগ স্থাপনের সাথে সাথে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক্রোনাইজেশন শুরু হবে। যদি ফাইলটি SharePoint সাইটের মাধ্যমে শেয়ার করা হয়, তাহলে আপনার কম্পিউটার সংযুক্ত থাকাকালীন এবং Word, Excel, অথবা PowerPoint অ্যাপ্লিকেশন চলমান থাকাকালীন পরিবর্তনগুলি আপলোড করা হবে।
কিছু অ্যাপ্লিকেশনে আপনি ট্যাব বা বিভাগ দেখতে পাবেন, যেমন Word-এ "শেয়ার্ড" ট্যাব, যেখানে যে ফাইলগুলি এখনও সিঙ্ক্রোনাইজ করা হয়নি সেগুলি প্রদর্শিত হবেঅফলাইনে কাজ করার পরেও কোন ডকুমেন্টগুলি ক্লাউডে আপলোড করতে হবে তা খুঁজে বের করার এটি একটি দ্রুত উপায়।
নেটওয়ার্ক না থাকলে সহযোগিতা: কী সম্ভব এবং কী সম্ভব নয়
"সহযোগিতা" শব্দটি প্রায়শই এর সাথে যুক্ত হয় একই নথিতে রিয়েল-টাইম সহ-লেখকত্বমাইক্রোসফট ৩৬৫-এ এই কার্যকারিতাটি অবশ্যই ইন্টারনেট সংযোগের উপর নির্ভর করে, কারণ প্রতিটি ব্যবহারকারীর পরিবর্তনগুলি ক্লাউডের মাধ্যমে পাঠানো এবং গ্রহণ করা হয়।
যখন আপনি অফলাইনে থাকেন, তখন টেকনিক্যালি কোনও রিয়েল-টাইম সহ-লেখক নেই, তবে আপনি পারেন ভাগ করা নথি প্রস্তুত করুন বা সম্পাদনা চালিয়ে যানইন্টারনেট অ্যাক্সেস ফিরে পাওয়ার সাথে সাথেই সহ-লেখককরণ পুনরায় শুরু হয়, এই সময়ে আপনার পরিবর্তনগুলি অন্যদের সাথে একত্রিত হয়, যদি একাধিক ব্যক্তি ফাইলের একই অংশ স্পর্শ করে থাকে তবে সম্ভাব্য দ্বন্দ্বগুলি সমাধান করে।
যদি আপনার কাজ ডকুমেন্ট শেয়ার করার উপর অনেক বেশি নির্ভর করে, তাহলে নিজেকে এমনভাবে সংগঠিত করা ভালো যাতে আপনার নেটওয়ার্ক সংযোগ বিচ্ছিন্ন হওয়ার আগে ফাইলগুলি ডাউনলোড করুন এবং আপনার সেশনগুলি সঠিকভাবে বন্ধ করুন।এটি নিশ্চিত করে যে আপনার কপি আপ টু ডেট আছে এবং পুনরায় সংযোগ করার সময় সংস্করণের সমস্যা কমিয়ে আনে।
ফাইল সম্পাদনা ছাড়াও, সহযোগিতা প্রায়শই মাইক্রোসফ্ট টিমসের মতো সরঞ্জামগুলির উপর নির্ভর করে। যদিও টিমসের চ্যাট, মিটিং বা কলের জন্য একটি ইন্টারনেট সংযোগের প্রয়োজন হয়, আপনি এটি করতে পারেন আপনার কম্পিউটারে ইতিমধ্যেই সিঙ্ক করা নথিগুলি খুলুন। সংশ্লিষ্ট OneDrive বা SharePoint ফোল্ডার থেকে, এমনকি যদি Teams ক্লায়েন্ট সেই সময়ে সংযোগ করতে না পারে।
লাইসেন্স, অফলাইন মোড, এবং কুখ্যাত 30 দিনের সীমা
সবচেয়ে সাধারণ মাথাব্যথার মধ্যে একটি হল "লাইসেন্সবিহীন, নিষ্ক্রিয়আপনি কেবল ডকুমেন্ট দেখতে পারবেন"যখন আপনি অফলাইনে কাজ করার চেষ্টা করেন। মাইক্রোসফটের অফিসিয়াল তত্ত্ব অনুসারে আপনি সমস্ত বৈশিষ্ট্য সহ মাইক্রোসফট ৩৬৫ অফলাইনে ব্যবহার করতে পারেন, তবে আপনার সাবস্ক্রিপশন যাচাই করার জন্য আপনাকে পর্যায়ক্রমে ইন্টারনেটের সাথে সংযোগ করতে হবে।"
স্ট্যান্ডার্ড পরিস্থিতিতে, বাড়ি এবং ছোট ব্যবসার জন্য Microsoft 365 অ্যাপ্লিকেশনগুলির প্রয়োজন প্রতি 30 দিনে অন্তত একবার সংযোগ করুন সাবস্ক্রিপশনটি এখনও সক্রিয় আছে কিনা তা যাচাই করার জন্য। ডিভাইসটি সংযুক্ত না করে যদি অনেক দিন অতিবাহিত হয়, তাহলে অ্যাপগুলি "হ্রাসকৃত কার্যকারিতা মোড" এ প্রবেশ করে, যার ফলে আপনি নথি খুলতে পারবেন কিন্তু সম্পাদনা বা সংরক্ষণ করতে পারবেন না।
এটি ব্যাখ্যা করে কেন অনেক ব্যবহারকারী অফলাইনে কাজ করার সময় সমস্যার সম্মুখীন হন, তারা একটি তালাবদ্ধ অফিসের মুখোমুখি হয়।আসলে, কারণটি সাধারণত কম্পিউটারটি প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় ধরে অফলাইনে থাকে অথবা Microsoft 365 অ্যাকাউন্টে কোনও সক্রিয়করণ সমস্যা থাকে।
যখন আপনি পুনরায় সংযোগ স্থাপন করেন এবং আপনার অ্যাকাউন্ট দিয়ে আবার লগ ইন করেন, তখন লাইসেন্সটি পুনরায় সক্রিয় হয় এবং সবকিছু আবার কাজ করে। বিস্ময় এড়াতে, এটি সুপারিশ করা হয় মাঝে মাঝে ইন্টারনেটে লগ ইন করুন আপনার অফিস ইনস্টল করা কম্পিউটার থেকে, এমনকি যদি আপনি সাধারণত অফলাইনে কাজ করেন।
যদি আপনি বিশেষভাবে সংবেদনশীল প্রেক্ষাপটে কাজ করেন (বিচ্ছিন্ন স্থান, অত্যন্ত নিরাপদ পরিবেশ, ইন্টারনেট ছাড়া দীর্ঘ ভ্রমণ), তাহলে নির্দিষ্ট কনফিগারেশন বিবেচনা করা মূল্যবান, যেমন বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস যা আমরা পরবর্তীতে আলোচনা করব, খুব নির্দিষ্ট চাহিদা সম্পন্ন প্রতিষ্ঠানের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।
বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস: ইন্টারনেট ছাড়াই ১৮০ দিন পর্যন্ত
যেসব প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট ডিভাইস দীর্ঘ সময়ের জন্য সংযোগ বিচ্ছিন্ন করতে হয়, তাদের জন্য মাইক্রোসফ্ট বিকল্প তৈরি করেছে মাইক্রোসফট ৩৬৫ অ্যাপসের জন্য বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেসএই বৈশিষ্ট্যটি ডিভাইসগুলিকে লাইসেন্স যাচাই করার জন্য ইন্টারনেটের সাথে সংযোগ স্থাপনের প্রয়োজন ছাড়াই ছয় মাস (১৮০ দিন) পর্যন্ত সক্রিয় রাখার অনুমতি দেয়।
এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করার জন্য, বেশ কয়েকটি প্রয়োজনীয়তা পূরণ করতে হবে: প্রথমত, এটি প্রয়োজনীয় মাইক্রোসফট ৩৬৫ অ্যাপস ফর বিজনেস ভার্সন ২০০২ বা তার পরবর্তীঅন্যদিকে, প্রতিষ্ঠানের অবশ্যই একটি উপযুক্ত লাইসেন্স সাবস্ক্রিপশন (সাধারণত এন্টারপ্রাইজ প্ল্যান) থাকতে হবে এবং এটি স্পষ্টভাবে কনফিগার করতে হবে।
একটি কোম্পানির সাধারণ পদ্ধতি নিম্নরূপ: আইটি বিভাগ ডিভাইসে ব্যবসায়িক অ্যাপ্লিকেশনের জন্য মাইক্রোসফ্ট 365 ইনস্টল করে এবং গ্রুপ নীতি বা রেজিস্ট্রি এন্ট্রি ব্যবহার করে বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস সক্ষম করেতারপর, ব্যবহারকারী একটি Microsoft Entra ID অ্যাকাউন্ট (পুরানো Azure AD) দিয়ে Windows এ লগ ইন করেন, একটি Office অ্যাপ্লিকেশন খোলেন এবং যাচাই করেন যে লাইসেন্সটির মেয়াদ ১৮০ দিন।
সেই কম্পিউটারের অফিস অ্যাকাউন্ট পৃষ্ঠায়, ব্যবহারকারী ডিভাইসের নাম, অফলাইন লাইসেন্সের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ এবং সেই বর্ধিত অ্যাক্সেস সম্প্রসারণ বা পুনর্নবীকরণের জন্য পৃষ্ঠার একটি লিঙ্ক। ডিভাইসটি পুনরায় সংযোগ করার সময় পরিকল্পনা করার জন্য এটি একটি খুব দরকারী নির্দেশক।
একবার বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস সক্ষম হয়ে গেলে, আচরণটি স্পষ্ট হয়: ব্যবহারকারী ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট, আউটলুক, ওয়াননোট, প্রকাশক, অ্যাক্সেস এবং নির্দিষ্ট কিছু প্রজেক্ট এবং ভিজিও সাবস্ক্রিপশন ব্যবহার করতে পারেন। ১৮০ দিন পর্যন্ত ইন্টারনেট ছাড়াযখন সেই সময়সীমা শেষ হওয়ার ১৫ দিন বাকি থাকে, তখন অফিস সংযোগ স্থাপন এবং মেয়াদ পুনর্নবীকরণের জন্য বিজ্ঞপ্তি প্রদর্শন করবে।
বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস (ব্যবসা) কীভাবে সক্ষম করবেন
কর্পোরেট পরিবেশে, বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস সক্ষম করার সবচেয়ে সুসংগঠিত উপায় হল উইন্ডোজে গ্রুপ পলিসি (GPO)মাইক্রোসফট ৩৬৫ অ্যাপ্লিকেশনের জন্য নির্দিষ্ট প্রশাসনিক টেমপ্লেট (ADMX/ADML) প্রদান করে, যার মধ্যে প্রয়োজনীয় কনফিগারেশন অন্তর্ভুক্ত থাকে।
গ্রুপ পলিসি এডিটরের মধ্যে, প্রাসঙ্গিক বিকল্পটি হল "বর্ধিত অফলাইন ব্যবহার সক্ষম করুন"এটি কম্পিউটার কনফিগারেশন → নীতি → প্রশাসনিক টেমপ্লেট → মাইক্রোসফ্ট অফিস → লাইসেন্সিং সেটিংস পাথে অবস্থিত। এটি সক্রিয় করা এবং পছন্দসই কম্পিউটারগুলিতে GPO প্রয়োগ করা কার্যকারিতা সক্রিয় করে।
যদি কোনও কারণে আপনি গ্রুপ পলিসি ব্যবহার করতে না পারেন, তাহলে একটি বিকল্প আছে: আপনি এটি উইন্ডোজ রেজিস্ট্রির মাধ্যমে করতে পারেন। এই ক্ষেত্রে, আপনাকে অবশ্যই উপযুক্ত কীগুলি সেট করতে হবে HKEY_LOCAL_MACHINE, স্ট্যান্ডার্ড শাখা এবং 32-বিট শাখা (WOW6432Node) উভয় ক্ষেত্রেই, 1 (সক্রিয় করতে) বা 0 (অক্ষম করতে) মান দিয়ে ExtendedOfflineSubscription মান সক্রিয় করা।
এই কনফিগারেশনটি যোগ্য প্রযুক্তিগত কর্মীদের দ্বারা পরিচালিত হওয়া গুরুত্বপূর্ণ, যেহেতু রেজিস্ট্রিতে যেকোনো ত্রুটি সমস্যার সৃষ্টি করতে পারে অফিসের কার্যক্রমে। কনফিগারেশন প্রয়োগ করা হয়ে গেলে, ব্যবহারকারীকে কেবল লগ ইন করতে হবে এবং বর্ধিত লাইসেন্স তৈরির জন্য একটি অফিস অ্যাপ খুলতে হবে।
ডিভাইসটি অফলাইন থাকাকালীন, অ্যাপগুলি স্বাভাবিকভাবে কাজ করতে থাকবে, কিন্তু আপনাকে নতুন বৈশিষ্ট্য এবং নিরাপত্তা আপডেটগুলি ম্যানুয়ালি প্রয়োগ করতে হবে। ডিভাইসটি নেটওয়ার্কে অ্যাক্সেস ফিরে পাওয়ার সাথে সাথে অথবা খুব সীমিত পরিবেশে, প্রতিষ্ঠান কর্তৃক প্রদত্ত অভ্যন্তরীণ আপডেট প্রক্রিয়ার মাধ্যমে।
মাইক্রোসফট টিম এবং পরিপূরক সহযোগিতা
ব্যবসায়িক জগতে, অফলাইন সহযোগিতা কেবল নথির মধ্যেই সীমাবদ্ধ নয়: মাইক্রোসফট টিমস যোগাযোগের কেন্দ্রবিন্দুতে পরিণত হয়েছে অনেক প্রতিষ্ঠানের জন্য। যদিও চ্যাট, কল বা ভিডিও কনফারেন্সের জন্য টিমসের ইন্টারনেট সংযোগের প্রয়োজন হয়, তবুও OneDrive এবং SharePoint এর সাথে এর ইন্টিগ্রেশন নেটওয়ার্ক ডাউন থাকা সত্ত্বেও ডকুমেন্টে কাজ করা সহজ করে তোলে।
টিমসের সাথে আপনি পারবেন অডিও এবং ভিডিও মিটিং আয়োজন করাবড় বড় ভিডিও কলে অংশগ্রহণ করুন, প্রকল্পের জন্য থিমযুক্ত চ্যানেল তৈরি করুন এবং সকল ধরণের ফাইল (ডকুমেন্ট, উপস্থাপনা, ছবি ইত্যাদি) শেয়ার করুন। একটি মিটিং চলাকালীন, আপনি আপনার স্ক্রিন শেয়ার করতে পারেন, ভার্চুয়াল হোয়াইটবোর্ড ব্যবহার করতে পারেন এবং সেশন রেকর্ড করতে পারেন—বিতরণ করা টিমের জন্য মূল বৈশিষ্ট্য।
ব্যবসায়িক পরিকল্পনার জন্য মৌলিক এবং স্ট্যান্ডার্ড মাইক্রোসফ্ট 365-এ, টিমস সাধারণত অন্তর্ভুক্ত থাকে, যা শত শত অংশগ্রহণকারীদের সাথে মিটিং এবং আউটলুক ক্যালেন্ডার এবং অফিস ডকুমেন্টের সাথে নিরবচ্ছিন্ন ইন্টিগ্রেশনের অনুমতি দেয়। যদিও আপনি টিমস অফলাইনে ব্যবহার করতে পারবেন না, শেয়ার করা ফাইলগুলি OneDrive বা SharePoint-এ সংরক্ষণ করা হয়সুতরাং, যদি আপনি এগুলি সিঙ্ক করে রাখেন, তবুও আপনি অফলাইনে সেগুলিতে অ্যাক্সেস পাবেন।
যখন আপনি পুনরায় সংযোগ স্থাপন করবেন, তখন টিম আপনার অফলাইন থাকাকালীন যেকোনো বার্তা, আপডেট এবং ফাইল পরিবর্তন সিঙ্ক করবে। এইভাবে, সহযোগিতা শেষ হয় না, এটি কেবল "বিরতি"। আপনি অফলাইন থাকাকালীন।
মাইক্রোসফট ৩৬৫ পরিকল্পনা এবং তারা আপনাকে অফলাইনে কী করার অনুমতি দেয়
সমস্ত Microsoft 365 প্ল্যানে সম্পূর্ণ ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন অন্তর্ভুক্ত থাকে না। এটি গুরুত্বপূর্ণ, কারণ সত্যিকারের অফলাইন সহযোগিতা কেবল ইনস্টল করা অ্যাপগুলির মাধ্যমেই সম্ভব। ডিভাইসে। যেসব প্ল্যানে শুধুমাত্র ওয়েব ভার্সন থাকে সেগুলি সম্পূর্ণরূপে সংযোগের উপর নির্ভরশীল।
উদাহরণস্বরূপ, মাইক্রোসফ্ট 365 বিজনেস বেসিক অ্যাক্সেস অফার করে ওয়েব সংস্করণে ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট এবং ওয়াননোট১ টিবি ওয়ানড্রাইভ, শেয়ারপয়েন্ট, এক্সচেঞ্জ অনলাইন এবং অনলাইন মিটিংয়ের জন্য টিমসের সাথে, এটি একটি সাশ্রয়ী মূল্যের সমাধান যা ক্লাউড-ভিত্তিক কাজের উপর ব্যাপকভাবে দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। তবে, এতে ইনস্টলযোগ্য অ্যাপ্লিকেশনগুলির সম্পূর্ণ স্যুট অন্তর্ভুক্ত নেই, তাই ইন্টারনেট অ্যাক্সেস ছাড়া আপনার বিকল্পগুলি সীমিত।
বিপরীতে, মাইক্রোসফ্ট 365 এন্টারপ্রাইজ স্ট্যান্ডার্ড এবং এর সাবস্ক্রিপশন ব্যবসা বা উদ্যোগের জন্য মাইক্রোসফ্ট 365 অ্যাপ্লিকেশন হ্যাঁ, এর মধ্যে রয়েছে Word, Excel, PowerPoint, এবং অন্যান্য অ্যাপ যা প্রতি ব্যবহারকারী সর্বোচ্চ পাঁচটি ডিভাইসে ইনস্টল করা যেতে পারে। এই সংস্করণগুলি অনলাইন এবং অফলাইন উভয় ক্ষেত্রেই সম্মিলিত ব্যবহারের অনুমতি দেয়, ইন্টারনেট সংযোগ থাকলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক্রোনাইজেশনের সাথে।
বেশি ব্যবহারকারী বা উন্নত চাহিদা সম্পন্ন পরিবেশে, এন্টারপ্রাইজ পরিকল্পনা কার্যকর হয় (যেমন মাইক্রোসফ্ট 365 E3), যা বর্ধিত স্টোরেজ, নিরাপত্তা এবং নিয়ন্ত্রক সম্মতি বৈশিষ্ট্যগুলি প্রদান করে, সেইসাথে বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেসের মতো পরিস্থিতিগুলির জন্য সমর্থন প্রদান করে।
ব্যবহারকারীর সংখ্যার বাইরে, মূল সিদ্ধান্ত হল আপনার প্রয়োজন কিনা অফলাইন কাজের জন্য ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন অথবা আপনার প্রতিষ্ঠান কি কেবল ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন দিয়ে কাজ করতে পারবে? বাস্তবে, বেশিরভাগ কোম্পানিই স্থায়ী সংযোগের উপর নির্ভর না করার জন্য উভয় জগতকে একত্রিত করে এমন পরিকল্পনা বেছে নেয়।
ক্লাউড এবং হাইব্রিড অনলাইন/অফলাইন কাজের আসল সুবিধা
মাইক্রোসফট ৩৬৫ এর পদ্ধতি ক্লাউড-ভিত্তিক, তবে এর জন্য শক্তিশালী সমর্থন রয়েছে হাইব্রিড অনলাইন এবং অফলাইন পরিস্থিতিএর ফলে অফলাইনে কোনও ডকুমেন্ট সম্পাদনা করার সুবিধা ছাড়াও আরও অনেক সুবিধা পাওয়া যায়।
উদাহরণস্বরূপ, OneDrive এবং SharePoint এর মাধ্যমে আপনার আপনার ফাইলের জন্য নিরাপদ সঞ্চয়স্থান, ব্রাউজার সহ যেকোনো ডিভাইস থেকে অ্যাক্সেস, টিমসের সাথে ইন্টিগ্রেশন এবং মাইক্রোসফ্ট ডেটা সেন্টারে কপিগুলি সুরক্ষিত এবং অপ্রয়োজনীয় থাকার গ্যারান্টি।
শিক্ষাগত ব্যবহারকারী বা শিক্ষার্থীদের জন্য, অনেক পরিকল্পনা বিনামূল্যে বা ছাড়ের অ্যাক্সেস অফার করে, যা এটিকে সহজ করে তোলে বাড়ি থেকে, শ্রেণীকক্ষ থেকে, অথবা অন্য যেকোনো জায়গা থেকে কাজ করুন পরিকাঠামো নিয়ে খুব বেশি চিন্তা না করেই। সহযোগিতার সরঞ্জামগুলি শিক্ষক এবং শিক্ষার্থীদের রিয়েল টাইমে উপকরণ, অ্যাসাইনমেন্ট এবং প্রতিক্রিয়া ভাগ করে নেওয়ার সুযোগ দেয়।
ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে, মাইক্রোসফ্ট 365 সাহায্য করে খরচ কমানো এবং দক্ষতা উন্নত করাএটি ইমেল, ক্যালেন্ডার, ফাইল, মিটিং, চ্যাট এবং নিরাপত্তাকে একটি একক ইকোসিস্টেমে একীভূত করে। ডেস্কটপ অ্যাপের সাথে অফলাইনে কাজ করার ক্ষমতার অর্থ হল সংযোগ বিচ্ছিন্ন হওয়া বা চলতে চলতে কাজ করা আর কোনও সমস্যা নয়।
এই সবকিছুই উন্নত নিরাপত্তা বৈশিষ্ট্য এবং ক্রমাগত পর্যবেক্ষণ দ্বারা সমর্থিত (উদাহরণস্বরূপ, নির্দিষ্ট পরিকল্পনায় মাইক্রোসফ্ট ডিফেন্ডার সহ), যা সন্দেহজনক কার্যকলাপ সনাক্ত করে এবং কর্পোরেট ডেটা নিরাপদ রাখতে সাহায্য করে, তা অনলাইনে বা অফলাইনে অ্যাক্সেস করা হোক না কেন।
ক্লাসিক মাইক্রোসফট অফিস বনাম মাইক্রোসফট ৩৬৫
নির্বাচন করার সময়, অনেকেই অফিসের একটি ঐতিহ্যবাহী সংস্করণ (যেমন অফিস ২০২১) কেনা নাকি মাইক্রোসফ্ট ৩৬৫ সাবস্ক্রাইব করা, এই দুইটির মধ্যে দ্বিধা করেন। মূল পার্থক্য হল মাইক্রোসফট অফিস (এককালীন ক্রয়) একটি স্ট্যাটিক পণ্যঅন্যদিকে মাইক্রোসফট ৩৬৫ একটি ক্রমাগত বিকশিত পরিষেবা।
একবারের জন্য অফিস কেনার মাধ্যমে, আপনি আপনার কম্পিউটারে একটি নির্দিষ্ট সংস্করণ (উদাহরণস্বরূপ, অফিস 2021) ইনস্টল করেন। আপনি এটি অফলাইনে যত খুশি ব্যবহার করতে পারেন। আপনি নিরাপত্তা আপডেট পাবেন, কিন্তু পরবর্তী সংস্করণ না কিনলে কোনও নতুন বৈশিষ্ট্য বা বড় উন্নতি হবে না।
বিপরীতে, Microsoft 365 এর সাথে আপনি একটি মাসিক বা বার্ষিক সাবস্ক্রিপশন প্রদান করেন এবং আপনার কাছে সর্বদা আপনার অ্যাপগুলির সর্বশেষ সংস্করণ থাকে।এতে নতুন বৈশিষ্ট্য, বাগ সংশোধন এবং নিরাপত্তা উন্নতি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। OneDrive এবং Teams এর মতো ক্লাউড পরিষেবাগুলিও অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে, পরিকল্পনার উপর নির্ভর করে অতিরিক্ত ব্যবস্থাপনা এবং নিরাপত্তা সরঞ্জাম সহ।
সহযোগিতার ক্ষেত্রে, পার্থক্যটি উল্লেখযোগ্য: মাইক্রোসফ্ট 365 এর জন্য ডিজাইন করা হয়েছে সহযোগিতামূলকভাবে এবং বাস্তব সময়ে কাজ করুনযেখানে অফিসের ক্লাসিক সংস্করণগুলি ম্যানুয়াল ফাইল শেয়ারিংয়ের উপর বেশি নির্ভর করে এবং বিতরণকৃত দলগুলির জন্য কম নমনীয়।
এই কারণেই অনেক কোম্পানি সম্পূর্ণ অফলাইন সমাধান থেকে মাইক্রোসফ্ট 365 ইকোসিস্টেমে স্থানান্তরিত হচ্ছে, যা তাদের একত্রিত করার অনুমতি দেয় ক্লাউডের সুবিধার সাথে ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনগুলির দৃঢ়তাসংযোগ বিকল হলে বা অনুপলব্ধ হলে কাজ করা ছেড়ে না দিয়ে।
আমি আপনার নিজস্ব ডোমেইন এবং পেশাদার ইমেল নিয়ে কাজ করি।
আরেকটি প্রাসঙ্গিক দিক, যদিও সরাসরি অফলাইন মোডের সাথে সম্পর্কিত নয়, তা হল সম্ভাবনা মাইক্রোসফট ৩৬৫ এর সাথে আপনার নিজস্ব ডোমেইন নাম ব্যবহার করুনএটি আপনাকে name@yourdomain.com এর মতো ইমেল ঠিকানা পেতে এবং ক্লায়েন্ট এবং অংশীদারদের কাছে আরও পেশাদার চিত্র উপস্থাপন করতে দেয়।
প্রক্রিয়াটি তুলনামূলকভাবে সহজ: প্রথমে আপনি আপনার ডোমেনটি একটি প্রদানকারীর সাথে নিবন্ধন করুন (যদি আপনার ইতিমধ্যে একটি না থাকে) এবং তারপর মাইক্রোসফট ৩৬৫ অ্যাডমিন সেন্টারে যোগ করুন একজন প্রশাসক হিসেবে, মাইক্রোসফ্ট আপনাকে ডোমেনের মালিকানা যাচাই করতে বলবে, সাধারণত DNS সেটিংসে একটি TXT রেকর্ড যোগ করে।
এরপর, আপনাকে প্রয়োজনীয় DNS রেকর্ড (ইমেল, CNAME এবং অন্যান্য মানগুলির জন্য MX) কনফিগার করতে হবে যাতে Exchange Online, Teams এবং অন্যান্য পরিষেবাগুলি আপনার কাস্টম ডোমেনের সাথে সঠিকভাবে সংহত হয়। সেখান থেকে, ব্যবহারকারীরা সক্ষম হবেন কর্পোরেট ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করুন এবং সমগ্র সহযোগিতার পরিবেশের সুবিধা নিন মাইক্রোসফট ৩৬৫ থেকে।
এই ইন্টিগ্রেশনটি সরাসরি অফলাইনে কাজ করার ক্ষমতাকে প্রভাবিত করে না, তবে এটি এই ধারণাটিকে আরও শক্তিশালী করে যে মাইক্রোসফ্ট 365 একটি যোগাযোগ, সহযোগিতা এবং উৎপাদনশীলতার জন্য ব্যাপক সমাধানআপনি অনলাইনে থাকুন অথবা ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে আপনাকে কয়েক ঘন্টা বা দিন অফলাইনে কাজ করতে হোক না কেন।
সংক্ষেপে, অফিস এবং মাইক্রোসফ্ট 365-এ অফলাইনে কাজ করা এবং সহযোগিতা করা পুরোপুরি কার্যকর, যদি আপনি সঠিক পরিকল্পনা বেছে নেন, আপনার লাইসেন্স আপ টু ডেট রাখেন এবং আপনার ফাইল সিঙ্ক্রোনাইজেশন সঠিকভাবে সংগঠিত করেন। ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন, ওয়ানড্রাইভ, শেয়ারপয়েন্ট, টিমস এবং কর্পোরেট পরিবেশে, বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেসের মাধ্যমে, আপনি ক্লাউডের নমনীয়তা এবং আপনার ইন্টারনেট সংযোগ অনুপলব্ধ থাকা সত্ত্বেও উৎপাদনশীল থাকার মানসিক শান্তির মধ্যে একটি খুব দৃঢ় ভারসাম্য অর্জন করেন।
